Với cổ đông sáng lập trực tiếp điều hành, ranh giới giữa ví cá nhân và tài khoản công ty dễ bị xóa nhòa trong những năm đầu. Bài viết trình bày cách xác định ranh giới tài sản, xử lý các khoản chi ứng trước và dùng phần mềm quản lý để kiểm soát chi phí cũng như thu nhập của cổ đông.
1. Xác định ranh giới giữa tài sản cổ đông và tài sản công ty
Lấy ví dụ một giáo viên tiếng Anh cùng hai người bạn thành lập trung tâm ngoại ngữ, mỗi người nắm một phần cổ phần và người giáo viên giữ vai trò giám đốc điều hành. Trong năm đầu, người này thường dùng thẻ cá nhân để mua tài liệu, trả tiền quảng cáo hoặc thanh toán sửa chữa phòng học khi tài khoản công ty chưa kịp chuyển tiền.
Khi doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty cổ phần, tài sản của công ty thuộc về pháp nhân, không thuộc riêng cổ đông nào, kể cả cổ đông nắm nhiều cổ phần nhất. Cổ đông nhận lợi ích từ công ty qua cổ tức được đại hội đồng cổ đông thông qua, hoặc qua lương nếu đồng thời làm việc tại công ty. Hiểu đúng nguyên tắc này giúp người sáng lập tránh tình trạng coi tài khoản công ty như tài khoản của mình.
Bước đầu tiên là tách riêng phương tiện thanh toán. Công ty có tài khoản và thẻ thanh toán riêng cho các khoản chi hoạt động, người sáng lập dùng tài khoản cá nhân cho chi tiêu gia đình. Khi mỗi giao dịch đi qua đúng tài khoản, việc đối chiếu cuối tháng trở nên đơn giản.
Người sáng lập cũng nên thống nhất với các cổ đông khác về mức lương điều hành của mình. Mức lương rõ ràng giúp thu nhập cá nhân ổn định và tránh việc rút tiền công ty không theo quy trình.
Tài khoản công ty thuộc về pháp nhân, còn cổ đông nhận lợi ích qua lương và cổ tức.
2. Xử lý các khoản chi cá nhân ứng trước cho công ty
Trong thực tế, sẽ có lúc người sáng lập phải ứng tiền cá nhân cho một khoản chi gấp của công ty. Điều quan trọng là mỗi khoản ứng đều được ghi nhận như khoản công ty nợ cổ đông, kèm hóa đơn, chứng từ hợp lệ, để được hoàn lại đúng số tiền.
Một quy trình đơn giản gồm ba bước: lưu hóa đơn ngay khi chi, ghi vào bảng đề nghị hoàn ứng kèm mục đích chi, rồi chuyển cho kế toán để thanh toán trong kỳ gần nhất. Với trung tâm ngoại ngữ trong ví dụ, các khoản như in giáo trình hay mua thiết bị âm thanh đều nên đi theo quy trình này.
Ngược lại, khi người sáng lập cần dùng tiền công ty cho việc riêng, khoản này phải được ghi nhận là khoản tạm ứng cá nhân và hoàn trả theo thỏa thuận, hoặc được trừ vào lương, cổ tức theo quyết định chung. Sự minh bạch này giữ được niềm tin giữa các cổ đông.
Theo dõi riêng các khoản ứng qua lại giúp người sáng lập biết chính xác tài chính cá nhân của mình, tránh trường hợp tiền gia đình bị giữ lại trong công ty mà không được ghi nhận. Một bảng nhỏ ghi ngày ứng, số tiền, ngày hoàn là đủ cho giai đoạn đầu.
3. Dùng phần mềm quản lý để kiểm soát chi phí và thu nhập cổ đông
Khi trung tâm mở thêm lớp và tuyển thêm giáo viên, số giao dịch tăng nhanh và bảng tính thủ công khó theo kịp. Một hệ thống ERP với phân hệ mua hàng, kế toán và nhân sự giúp mỗi khoản chi được tạo, phê duyệt và thanh toán theo luồng rõ ràng, có người đề xuất và người duyệt.
Phần mềm cho phép gắn từng khoản chi với trung tâm chi phí, chẳng hạn từng cơ sở hay từng khóa học. Người sáng lập nhìn được chi phí thực của mỗi lớp, từ đó đánh giá hiệu quả và quyết định mở rộng hay điều chỉnh. Các khoản hoàn ứng cho cổ đông cũng được theo dõi trong cùng hệ thống.
Về phía tài chính cá nhân, người sáng lập nên lập kế hoạch dựa trên mức lương điều hành ổn định, còn cổ tức được coi là khoản bổ sung không cố định. Cổ tức nhận được có thể dùng cho tích lũy dài hạn hoặc mục tiêu lớn của gia đình.
Định kỳ mỗi quý, người sáng lập đối chiếu báo cáo chi phí trên hệ thống với sao kê tài khoản cá nhân để chắc chắn mọi khoản ứng đã được hoàn đủ. Kết quả đối chiếu cũng cho biết mức lương điều hành hiện tại có còn phù hợp với khối lượng công việc và tình hình kinh doanh hay không, làm căn cứ để đề xuất điều chỉnh tại kỳ họp cổ đông.
Phân luồng đề xuất và phê duyệt chi phí trên phần mềm giúp tiền công ty và tiền cá nhân luôn tách bạch.
Tách tiền cá nhân khỏi tiền công ty là nền tảng cho quan hệ minh bạch giữa các cổ đông và cho sự ổn định tài chính của gia đình người sáng lập. Tài khoản riêng, quy trình hoàn ứng rõ ràng và một hệ thống quản lý chi phí phù hợp giúp người sáng lập yên tâm tập trung phát triển doanh nghiệp.
Có thể bạn thích: