Mỗi chuyến công tác, nhân viên thường tự trả trước tiền khách sạn, đi lại và ăn uống rồi chờ công ty hoàn lại. Bài viết trình bày cách lấy và lưu hóa đơn đúng yêu cầu, chuẩn bị bộ hồ sơ hoàn ứng gọn gàng và theo dõi khoản tiền ứng trước trong ngân sách cá nhân.
1. Lấy hóa đơn đúng thông tin ngay trong chuyến công tác
Một nhân viên kinh doanh đi khảo sát thị trường ba ngày ở tỉnh khác có thể phát sinh cùng lúc vé máy bay, tiền phòng, taxi và vài bữa tiếp khách. Mỗi khoản đến từ một đơn vị bán khác nhau, và nếu không yêu cầu hóa đơn ngay lúc thanh toán thì việc xin bổ sung sau khi về mất nhiều thời gian.
Điều quan trọng là thông tin người mua trên hóa đơn phải là tên, địa chỉ và mã số thuế của công ty, không phải tên cá nhân. Nhân viên nên lưu sẵn bộ thông tin này trong điện thoại, kèm địa chỉ email nhận hóa đơn của bộ phận kế toán nếu công ty có quy định. Khi đặt phòng hoặc thanh toán, chỉ cần gửi đúng bộ thông tin là đơn vị bán có thể xuất hóa đơn chính xác.
Với những khoản nhỏ như gửi xe hay nước uống, đơn vị bán đôi khi không xuất hóa đơn. Nhân viên nên tìm hiểu trước quy chế công tác phí của công ty để biết khoản nào được khoán, khoản nào cần chứng từ, từ đó chủ động thanh toán ở nơi có thể xuất hóa đơn khi cần. Những khoản được khoán theo ngày cũng nên ghi lại để đối chiếu với tổng chi thực tế sau chuyến đi.
Bộ thông tin xuất hóa đơn của công ty được lưu sẵn giúp nhân viên lấy chứng từ ngay khi thanh toán.
2. Chuẩn bị bộ hồ sơ hoàn ứng theo quy trình của công ty
Ở một công ty cổ phần, quy chế tài chính thường được ban hành bằng văn bản và áp dụng thống nhất cho mọi phòng ban, vì chi phí của công ty được kiểm toán và báo cáo tới cổ đông. Điều này khiến bộ phận kế toán yêu cầu chứng từ khá chặt chẽ, từ tờ trình công tác đã duyệt đến hóa đơn của từng khoản chi.
Một bộ hồ sơ hoàn ứng đầy đủ thường gồm các thành phần sau:
- Quyết định hoặc tờ trình cử đi công tác có chữ ký của cấp quản lý.
- Bảng kê chi phí liệt kê từng khoản theo ngày, kèm số hóa đơn tương ứng.
- Hóa đơn, vé, chứng từ thanh toán bằng thẻ hoặc chuyển khoản.
Bảng kê nên được lập ngay trong chuyến đi, mỗi tối dành vài phút cập nhật các khoản đã chi. Cách này giúp nhân viên không bỏ sót khoản nào và tránh tình trạng phải nhớ lại sau nhiều ngày. Khi về đến văn phòng, hồ sơ gần như đã sẵn sàng để nộp.
Mỗi công ty có thời hạn nộp hồ sơ hoàn ứng riêng, tính từ ngày kết thúc chuyến công tác. Nộp sớm trong khoảng thời gian này giúp khoản tiền ứng trước được hoàn về nhanh hơn, đồng thời kế toán có đủ thời gian phản hồi nếu chứng từ cần bổ sung.
3. Kiểm tra hóa đơn và theo dõi khoản tiền ứng trước
Hóa đơn điện tử nhận qua email nên được kiểm tra trước khi đưa vào hồ sơ. Nhân viên có thể tra cứu hóa đơn bằng mã tra cứu đi kèm để xác nhận hóa đơn tồn tại trên hệ thống, đúng tên công ty, đúng mã số thuế và đúng số tiền đã thanh toán. Một hóa đơn sai thông tin người mua thường phải được đơn vị bán điều chỉnh, nên phát hiện sớm giúp việc xử lý thuận lợi hơn.
Về phía ngân sách cá nhân, tiền ứng trước cho công tác là khoản tạm thời rời khỏi tài khoản nhưng sẽ quay về. Nhân viên nên ghi khoản này vào một mục riêng, tách khỏi chi tiêu sinh hoạt, để không nhầm lẫn khi xem lại thu chi cuối tháng. Khi tiền hoàn ứng về, khoản ghi trong mục này được đóng lại.
Với người đi công tác thường xuyên, việc thanh toán bằng một thẻ hoặc một tài khoản riêng cho chi phí công việc giúp sao kê trở thành bảng đối chiếu sẵn có. Mỗi giao dịch trên sao kê tương ứng với một dòng trong bảng kê, nhờ đó việc kiểm tra trước khi nộp hồ sơ nhanh và chính xác hơn.
Nếu nhiều chuyến công tác diễn ra liên tiếp, tổng số tiền ứng trước có thể chiếm phần đáng kể trong thu nhập tháng. Trong trường hợp đó, nhân viên có thể trao đổi với công ty về hình thức tạm ứng trước chuyến đi, giúp dòng tiền cá nhân không bị dồn ép.
Ghi tiền ứng trước vào mục riêng giúp nhân viên biết rõ khoản nào đang chờ công ty hoàn lại.
Hoàn ứng đúng hạn bắt đầu từ việc lấy hóa đơn đúng thông tin ngay khi chi tiêu, tiếp nối bằng bảng kê cập nhật trong chuyến đi và bước kiểm tra hóa đơn trước khi nộp. Khi khoản ứng trước được theo dõi riêng, nhân viên vừa hoàn thành thủ tục với công ty, vừa giữ được ngân sách cá nhân rõ ràng giữa các chuyến công tác.
Có thể bạn thích: